DSGVO-Richtlinie

Nirosohaus (nachfolgend „wir“ oder „uns“) legt großen Wert auf den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten. Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer Informationen sind wesentliche Bestandteile unseres Online-Shops.

Diese DSGVO-Richtlinie erläutert, wie wir personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten, schützen und verwalten. Sie beschreibt außerdem die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen wir personenbezogene Informationen vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung und Missbrauch schützen.

Unsere Datenverarbeitung orientiert sich an folgenden Grundsätzen:

• Rechtmäßigkeit und Transparenz: Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage und informieren Sie über die jeweiligen Verarbeitungszwecke.

• Zweckbindung: Personenbezogene Daten werden ausschließlich für festgelegte und rechtmäßige Zwecke erhoben und verwendet.

• Datenminimierung: Wir beschränken die Erhebung und Verarbeitung auf die Informationen, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

• Richtigkeit: Wir bemühen uns, personenbezogene Daten korrekt und aktuell zu halten.

• Speicherbegrenzung: Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies erforderlich oder rechtlich vorgeschrieben ist.

• Integrität und Vertraulichkeit: Wir setzen angemessene Schutzmaßnahmen ein, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Diese Richtlinie ergänzt unsere Datenschutzerklärung, in der Sie weitere Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten finden.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Online-Shops und der Bearbeitung Ihrer Bestellungen können wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.

Hierzu gehören insbesondere:

• Persönliche Angaben: Vor- und Nachname sowie weitere für die Bestellbearbeitung erforderliche Informationen.

• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Lieferadresse und Telefonnummer [optional].

• Bestellinformationen: Bestellnummer, bestellte Artikel, Bestellwert, Zahlungsstatus und Lieferinformationen.

• Zahlungsinformationen: Verwendete Zahlungsart, Transaktionsreferenzen und erforderliche Angaben zur Zahlungsabwicklung oder Rückerstattung.

• Technische Informationen: IP-Adresse, Geräteinformationen, Browsertyp, Zugriffszeitpunkte und technische Fehlerdaten, soweit diese für den sicheren Betrieb unseres Online-Shops erforderlich sind.

• Kundendienstinformationen: Angaben, die Sie uns bei Fragen zu Bestellungen, Lieferungen, Rückgaben oder anderen Anliegen zur Verfügung stellen.

Wir verarbeiten diese Daten insbesondere für folgende Zwecke:

• Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bestellungen.

• Durchführung und Bestätigung von Zahlungen.

• Organisation des Versands und der Zustellung.

• Bearbeitung von Rückgaben, Umtauschwünschen und Rückerstattungen.

• Beantwortung Ihrer Anfragen durch unseren Kundendienst.

• Gewährleistung der technischen Sicherheit unseres Online-Shops.

• Erkennung und Verhinderung betrügerischer Aktivitäten.

• Verbesserung der Funktionalität und Zuverlässigkeit unserer Website im rechtlich zulässigen Umfang.

Wir erheben keine personenbezogenen Daten, die für die jeweiligen Zwecke nicht erforderlich sind, sofern Sie nicht freiwillig zusätzliche Informationen bereitstellen oder einer entsprechenden Verarbeitung zustimmen.

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen der DSGVO.

Insbesondere berücksichtigen wir folgende Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies notwendig ist, um Ihre Bestellung zu bearbeiten, Zahlungen abzuwickeln, Waren zu versenden und vertragliche Verpflichtungen zu erfüllen.

• Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben, können wir Ihre Daten für freiwillige Newsletter-Abonnements oder andere eindeutig bezeichnete Zwecke verwenden. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

• Rechtliche Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Bestimmte Informationen werden verarbeitet und gespeichert, soweit dies zur Erfüllung steuerlicher, buchhalterischer oder sonstiger verbindlicher Nachweispflichten erforderlich ist.

• Berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir können erforderliche personenbezogene Daten verarbeiten, um die Sicherheit unseres Online-Shops zu gewährleisten, technische Störungen zu beheben und betrügerische Aktivitäten zu verhindern, sofern Ihre schutzwürdigen Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen.

Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen berücksichtigen wir die Auswirkungen auf Ihre Rechte und nehmen die erforderliche Interessenabwägung vor.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die entsprechende Datenverarbeitung erst nach Ihrer Zustimmung.

4. Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten

Wir setzen risikogerechte technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, unbeabsichtigtem Verlust, unzulässiger Veränderung, Offenlegung und Missbrauch zu schützen.

Dabei berücksichtigen wir insbesondere die Anforderungen des Art. 32 DSGVO. Art und Umfang der Schutzmaßnahmen richten sich nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang und den damit verbundenen Risiken.

Zu den wesentlichen Schutzmaßnahmen gehören:

- Verschlüsselte Datenübertragung

Wir schützen die Übertragung personenbezogener Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Online-Shop durch geeignete Verschlüsselungsverfahren, insbesondere HTTPS beziehungsweise TLS.

Dadurch soll verhindert werden, dass unbefugte Personen übertragene Informationen ohne Weiteres einsehen oder verändern können.

- Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungsverwaltung

Der Zugriff auf personenbezogene Daten wird auf diejenigen berechtigten Personen beschränkt, die diese Informationen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Zugriffsberechtigungen werden entsprechend den jeweiligen Aufgaben vergeben und bei Bedarf angepasst oder entzogen.

Dadurch soll das Risiko unberechtigter Einsichtnahme oder Verarbeitung reduziert werden.

- Schutz von Benutzerzugängen

Für administrative Zugänge und Systeme mit personenbezogenen Daten werden geeignete Verfahren zur Zugangssicherung eingesetzt.

Dazu gehören passwortgeschützte Zugänge, angemessene Anforderungen an die Zugangsdaten und zusätzliche Authentifizierungsverfahren, soweit diese für das jeweilige System vorgesehen sind.

Diese Maßnahmen dienen dazu, unberechtigte Anmeldungen und den Missbrauch von Zugangsdaten zu erschweren.

- Sicherung gespeicherter Daten

Wir berücksichtigen geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um gespeicherte personenbezogene Daten vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Veränderung zu schützen.

Dazu zählen risikogerechte Zugriffskontrollen, die Absicherung der verwendeten Speichersysteme und, soweit erforderlich, geeignete Verfahren zur Datensicherung.

Ziel ist es, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten.

- Datensicherung und Wiederherstellung

Für relevante Daten und Systeme werden angemessene Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren vorgesehen.

Diese sollen dazu beitragen, dass personenbezogene Daten nach technischen Störungen oder anderen Sicherheitsvorfällen innerhalb einer angemessenen Frist wieder verfügbar gemacht werden können.

Die erforderlichen Verfahren richten sich nach der Bedeutung der jeweiligen Daten und Systeme.

- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfung

Wir berücksichtigen die Notwendigkeit, technische Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und an veränderte Risiken anzupassen.

Hierzu gehören insbesondere die Bewertung möglicher Sicherheitslücken, die Überprüfung von Zugriffsberechtigungen und die erforderliche Aktualisierung sicherheitsrelevanter Systeme.

Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des jeweiligen Schutzbedarfs weiterentwickelt.

- Datenminimierung und begrenzte Verarbeitung

Wir beschränken die Verarbeitung personenbezogener Daten auf die jeweils erforderlichen Informationen.

Wo es für den Verarbeitungszweck geeignet und technisch möglich ist, berücksichtigen wir Verfahren zur Pseudonymisierung oder zur Verringerung der unmittelbaren Identifizierbarkeit personenbezogener Daten.

Nicht mehr benötigte Daten werden nach Ablauf der maßgeblichen Aufbewahrungsfristen gelöscht oder, soweit zulässig, anonymisiert.

- Vertraulichkeit und organisatorische Zuständigkeiten

Personen, die im Rahmen ihrer Aufgaben Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, dürfen diese nur entsprechend den festgelegten Zuständigkeiten und zulässigen Verarbeitungszwecken verwenden.

Wir berücksichtigen angemessene organisatorische Vorgaben zum vertraulichen Umgang mit Kundendaten sowie zur Erkennung und Meldung möglicher Sicherheitsprobleme.

- Schutz bei der Verarbeitung durch Dienstleister

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, achten wir auf geeignete Datenschutz- und Sicherheitsvorkehrungen.

Bei einer Auftragsverarbeitung werden die erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen getroffen und angemessene technische sowie organisatorische Schutzmaßnahmen berücksichtigt.

- Umgang mit Sicherheitsvorfällen

Werden mögliche Sicherheitsprobleme erkannt, prüfen wir deren Ursachen, Auswirkungen und den erforderlichen Handlungsbedarf.

Dazu gehören Maßnahmen zur Begrenzung möglicher Schäden, zur Wiederherstellung betroffener Systeme und zur Verhinderung vergleichbarer Vorfälle.

Soweit gesetzliche Melde- oder Informationspflichten bestehen, werden diese entsprechend den maßgeblichen Anforderungen erfüllt.

Die genannten Sicherheitsmaßnahmen verfolgen das Ziel, ein dem jeweiligen Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Da sich technische Risiken verändern können, werden die erforderlichen Schutzmaßnahmen entsprechend dem Schutzbedarf überprüft und angepasst.

Ein vollständiger Ausschluss sämtlicher Sicherheitsrisiken ist technisch nicht möglich.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unser Online-Shop verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, um grundlegende Funktionen bereitzustellen und die Sicherheit sowie Bedienbarkeit der Website zu unterstützen.

Dabei unterscheiden wir zwischen technisch notwendigen Cookies und solchen Technologien, für die eine vorherige Einwilligung erforderlich ist.

• Technisch notwendige Cookies: Diese ermöglichen grundlegende Funktionen wie Warenkorb, Bestellabwicklung und bestimmte Sicherheitsmechanismen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können sie ohne gesonderte Einwilligung verwendet werden.

• Funktionale Cookies: Diese unterstützen zusätzliche Einstellungen und Komfortfunktionen. Soweit sie nicht unbedingt erforderlich sind, werden sie erst nach Ihrer Zustimmung eingesetzt.

• Analyse-Cookies: Diese können verwendet werden, um die Nutzung unseres Online-Shops auszuwerten und technische Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Einwilligungspflichtige Analyse-Technologien werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung aktiviert.

• Freiwillige Einwilligung: Sie können nicht notwendige Cookies akzeptieren oder ablehnen, ohne dadurch von den grundlegenden Bestellfunktionen ausgeschlossen zu werden.

• Widerruf der Einwilligung: Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die verfügbaren Cookie-Einstellungen widerrufen.

Vor dem Einsatz einwilligungspflichtiger Technologien informieren wir Sie über deren jeweilige Zwecke und holen die erforderliche Zustimmung ein.

Die Rechtmäßigkeit der vor einem Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Weitere Informationen über die verwendeten Cookies, deren Zwecke, Speicherdauer und Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

6. Datenspeicherung und Weitergabe

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die Speicherdauer hängt insbesondere von der Art der Daten und dem jeweiligen Verarbeitungszweck ab.

• Bestell- und Rechnungsdaten: Diese werden zur Durchführung des Kaufvertrags und zur Erfüllung der jeweils geltenden steuerlichen und buchhalterischen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

• Zahlungsinformationen: Erforderliche Zahlungs- und Transaktionsdaten werden nur im Rahmen der Zahlungsabwicklung, Rückerstattung und gegebenenfalls bestehender Nachweispflichten verarbeitet.

• Kundendienstinformationen: Diese werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit hierfür eine zulässige Grundlage besteht.

• Technische Sicherheitsdaten: Diese werden nur für den Zeitraum aufbewahrt, der zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Untersuchung möglicher Störungen erforderlich ist.

• Einwilligungsbezogene Daten: Diese werden entsprechend dem jeweiligen Zweck verarbeitet. Erforderliche Nachweise über erteilte Einwilligungen können im gesetzlich zulässigen Umfang aufbewahrt werden.

Nach Ablauf der maßgeblichen Speicherfristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder, soweit zulässig und geeignet, anonymisiert.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.

Zu den möglichen Empfängern gehören:

• Zahlungsdienstleister, soweit die Daten für Zahlungen oder Rückerstattungen benötigt werden.

• Versand- und Logistikdienstleister, soweit die Informationen für die Zustellung bestellter Waren erforderlich sind.

• Technische Dienstleister, soweit diese für den sicheren Betrieb und die erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten eingesetzt werden.

• Zuständige Behörden, soweit eine verbindliche Verpflichtung zur Offenlegung bestimmter Informationen besteht.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Kundendaten.

Bei einer Verarbeitung personenbezogener Daten durch beauftragte Dienstleister achten wir auf die erforderlichen vertraglichen und organisatorischen Datenschutzvorkehrungen.

7. Ihre Datenschutzrechte und Umgang mit Datenschutzvorfällen

Sie haben im Rahmen der DSGVO verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Diese Rechte können Sie unter den jeweils geltenden Voraussetzungen ausüben.

• Recht auf Auskunft: Sie können erfahren, ob und welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, und eine Kopie dieser Daten verlangen.

• Recht auf Berichtigung: Sie können die Korrektur unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

• Recht auf Löschung: Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen, sofern keine vorrangigen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen zulässigen Gründe entgegenstehen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.

• Widerspruchsrecht: Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

• Recht auf Widerruf: Eine zuvor erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

• Beschwerderecht: Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden, können Sie sich an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie unseren Kundendienst über die in Abschnitt 8 angegebenen Kontaktdaten erreichen.

Wir bearbeiten entsprechende Anfragen grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang. Sollte aufgrund der Komplexität oder Anzahl der Anfragen eine Verlängerung erforderlich sein, informieren wir Sie innerhalb dieser Frist über die Gründe und den weiteren Ablauf.

Die Ausübung Ihrer Datenschutzrechte ist grundsätzlich kostenfrei. Gesetzlich vorgesehene Ausnahmen bleiben unberührt.

Falls trotz der eingesetzten Schutzmaßnahmen eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten festgestellt wird, prüfen wir die möglichen Auswirkungen und ergreifen angemessene Maßnahmen zur Begrenzung des Vorfalls.

Dabei gelten folgende Grundsätze:

• Sicherheitsprüfung: Wir untersuchen den Vorfall, dokumentieren die wesentlichen Umstände und bewerten mögliche Auswirkungen auf betroffene Personen.

• Schadensbegrenzung: Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um weitere unbefugte Zugriffe, Datenverluste oder Beeinträchtigungen zu verhindern.

• Meldung an zuständige Stellen: Soweit eine meldepflichtige Datenschutzverletzung vorliegt, informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Vorfalls.

• Information betroffener Personen: Wenn eine Datenschutzverletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen zur Folge hat, informieren wir diese unverzüglich, soweit die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.

• Vorbeugende Maßnahmen: Wir prüfen, welche organisatorischen oder technischen Anpassungen erforderlich sind, um vergleichbare Sicherheitsprobleme künftig zu vermeiden.

Wir behandeln Datenschutzanfragen und mögliche Sicherheitsvorfälle sorgfältig und berücksichtigen dabei die Anforderungen an Vertraulichkeit, Transparenz und Datensicherheit.

8. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser DSGVO-Richtlinie, zur Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte haben, können Sie sich jederzeit an unseren Kundendienst wenden.

Wir unterstützen Sie bei der Klärung Ihres Anliegens und informieren Sie über die weiteren Schritte.

Kundendienst-Adresse: 1-9-21 NISHIHIRO, ICHIHARA-SHI, CHIBA-KEN, 290-0022, JAPAN

Kundendienst-Telefon: +81 (802) 342 25 38

Kundendienst-E-Mail: sales@nirosohaus.com

Servicezeiten：Montag bis Freitag, 9:00 bis 12:00 Uhr und 14:00 bis 18:00 Uhr (Mitteleuropäische Zeit, CET)